Timemanagement is een begrip wat alles te maken heeft met het effectief inplannen en verrichten van werkzaamheden. Met als doel om jouw effectiviteit hoger te maken in hetzelfde tijdbestek. Veel mensen hebben hier moeite mee doordat men teveel dingen aan hun hoofd hebben. Hierdoor raken vele het complete overzicht kwijt. Door time management goed toe te passen levert dit voordelen op.
Het is van belang dat je bewust wordt welke valkuilen jouw tijdindeling in de weg staan. Hoe meer je bewust bent van je valkuilen, hoe makkelijker je hier rekening mee kunt houden. Hieronder de meest voorkomende valkuilen:
- Slechte gewoontes
- Niet realistische deadlines vaststellen
- Moeite om “nee” te zeggen
- Afspraken niet nakomen
- Te perfect willen zijn
- Faalangst
- Niet durven delegeren
Timemanagement kun je met behulp van verschillende vaardigheden en gewoontes toepassen. We hebben een aantal tips voor je verzameld. Wanneer je enkele van de tips toepast op je huidige manier van werken, zal je merken dat je effectiever je tijd besteed.
1. Doelen stellen:
Iedereen kan doelen opstellen, maar de doelen behalen is vaak wat ingewikkelder. Een handige tip is om je doelen op te splitsen in kleinere stappen waardoor je de deadlines wel zult halen.
Een andere handige methode is het SMART principe. SMART staat voor:
- Specifiek: Beschrijf zo specifiek mogelijk wat je wilt bereiken
- Meetbaar: Zorg dat je doel meetbaar is, hoe kun je jouw doel verifiëren dat het behaald is.
- Acceptabel: Ga na of het verstandig is om het doel na te streven.
- Realistisch: Bekijk of het realistisch is dat je dit doel gaat behalen. Heb je voldoende tijd? Is het team waar je mee werkt capabel genoeg? Is er genoeg budget?
- Tijdsgebonden: Geef in je doel een datum of tijd aan wanneer je het doel bereikt wilt hebben.
2. Voorkom afleidingen:
Sluit zoveel mogelijk afleidingen uit, het kost je namelijk gemiddeld 20 minuten voordat je weer optimaal te werk gaat. 1 van de meeste voorkomende afleidingen is de mobiele telefoon. Zorg er dan dus ook voor dat deze niet in je gezichtsveld ligt en zit hem op stil of beter nog op de functie ‘Niet storen’.
3. Prioriteiten bepalen:
Bepaal de prioriteiten van je taken door gebruik te maken van het prioriteitenmatrix van Eisenhower. Dit is een handig hulpmiddel om een taak in te delen in 4 kwadranten. Je bepaalt de prioriteit door eerst te kijken hoe belangrijk ze zijn. Daarna ga je bepalen of de taken urgent zijn of in te plannen zijn. De matrix dwingt je dus na te denken welke taken wel en geen voorrang hebben.Bekijk hieronder een handig filmpje die deze matrix van Eisenhower toelicht.
4. Plannen:
Zodra je een overzicht hebt van al je taken met bijbehorende prioriteiten, is de volgende stap om deze overzichtelijk te plannen. Dit kan op basis van een dag-, week- of maandplanning. Houdt met deze planning dan ook rekening met eventuele uitloop van werkzaamheden en de onverwachte ad hoc taken.
5. Assertiviteit:
Tijdens het uitvoeren van je taken is het belangrijk om je tijd te bewaken. Probeer te voorkomen dat je ‘even’ een andere collega helpt met zijn taken. Leer dan ook dat ‘nee’ of ‘ik heb er nu even geen tijd voor’ ook een antwoord is. Ga dan ook niet bot of brutaal reageren, maar wees duidelijk en aardig. Een assertieve houding helpt daarbij natuurlijk, zorg dat je opkomt voor jezelf!
6. Fouten maakt iedereen:
Het komt bij iedereen voor dat men wel eens een fout maakt in de uitvoering van een bepaalde taak. Het is goed dat je even baalt van je gemaakte fout, maar laad de negatieve emoties je stemming niet leiden. Dit zorgt namelijk voor een lagere productiviteit.
7. Werk georganiseerd:
Men zegt altijd een rommel op je bureau is een rommel in je hoofd. Wetenschap heeft aangetoond een rommel leidt tot stress en depressie. Zorg er dus voor dat je werkt in een opgeruimde omgeving. Spreek bijvoorbeeld met jezelf af dat je eind van de werkdag je bureau opruimt. Zodat je de volgende ochtend gelijk georganiseerd te werk kan gaan, dit zorgt voor veel rust.
8. Automatiseren:
Wanneer je vaak repeterende taken uitvoert die de nodige tijd in beslag nemen, vraag je eens af of dit niet anders kan. Vele applicaties bieden de mogelijkheid om bepaalde templates of sjablonen aan te maken. Voor complexere herhalende taken kan je eens met je leidinggevende bespreken of die taken geautomatiseerd kunnen worden. Bijvoorbeeld dat dit aangegeven wordt bij de leverancier of de ICT dienst.
9. Neem je rust:
Zorg dat je voldoende rust neemt tijdens en na je werkdag. Veel mensen eten lunch bijvoorbeeld achter hun bureau, ga even van je werkplek af wanneer je pauze neemt of loop een blokje om. Daarnaast is een goede nachtrust erg belangrijk om effectiever te zijn tijdens je werkzaamheden.
10. Werkdruk bespreken:
Merk je dat je een gedurende tijd continu een hoge werkdruk ervaart. Maak dit dan kenbaar bij jouw leidinggevende en kom samen tot een oplossing. Wanneer je dit niet kenbaar maakt en hier niets in verandert, kan er een burn-out ontstaan.
Je hebt nu gelezen hoe je effectiever te werk kunt gaan door gebruik te maken van time management. Wil je snel en effectief leren hoe je time management kan gaan toepassen?
Dan zijn hier diverse cursussen die worden aangeboden. In een cursus time management leer je hoe je tijd effectiever indeelt, prioriteiten stelt en optimaliseer je de juiste mindset.
Bekijk hieronder de populairste cursussen time management:
